La nueva ley de control horario puede ser difícil de implementar, pero traerá grandes beneficios a quienes estén en regla y cuenten con un software para gestionar la presencialidad de los empleados en nómina. 

En este artículo haremos un repaso de lo que dice la ley y observaremos algunas de las mejores herramientas digitales para contabilizar los horarios de fichaje, las licencias, las ausencias y las vacaciones, sin dificultad para las personas encargadas de gestionarlas.  

¿Qué dice la legislación vigente en España?

De acuerdo a la información publicada en el blog de Factorial HR, el Real Decreto-ley 8/2019 establece que es obligatorio llevar un control horario de los empleados a través de un gestor de vacaciones y ausencias, con la finalidad de registrar todas las horas trabajadas para comprobar que tanto la compañía como el empleado estén cumpliendo con lo acordado en el contrato. 

Esto implica que todas las empresas en España deberán llevar un registro, ya que la legislación es de aplicación universal, independientemente de la jornada laboral. Al mismo tiempo, estos registros deberán mantenerse durante 4 años y estar accesibles tanto para la empresa como para los empleados y sindicatos.

Se busca que los empleados conozcan la duración y distribución de su jornada la hora lo ordinaria y que los sindicatos reciban informes mensuales sobre las horas extras realizadas. El fin último es que todos sepan cuánto se ha trabajado y conocer si esta cantidad horaria corresponde con lo pactado.

Sanciones

Si se incumple la normativa, las empresas pueden esperar multas que van desde los 60 euros hasta los 6.250 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción y la cantidad de veces que se haya repetido el incumplimiento.

¿Quiénes están exentos del control horario digital?

Existen tres grandes grupos de trabajadores exentos de esta obligación, los que tienen algún carácter especial, los que tienen una normativa específica y los autónomos o asociados a cooperativas.

Por ejemplo, el personal de alta dirección, el personal doméstico, las personas en instituciones penitenciarias, los deportistas profesionales, los artistas en espectáculos públicos, los trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo, y algunos tipos de abogados entran dentro de la categoría de carácter especial.

Aquellos que tienen una normativa específica son, por ejemplo,  los marinos mercantes, el transporte ferroviario transfronterizo y los transportistas de carretera, sumados a algunos profesionales específicos.

Finalmente, los autónomos y asociados a cooperativas no están sujetos por la ley al registro horario, ni de forma digital ni bajo ningún otro medio.

¿Con qué apps se puede controlar los horarios?

Llevar el registro en una planilla escrita u obligar al departamento de recursos humanos a llevar una hoja de cálculo con los horarios de entrada y salida de cada empleado no es una forma eficiente de gestionar al personal.

Afortunadamente, existen aplicaciones “todo en uno”, como Factorial, que facilitan la gestión de las nóminas, turnos, documentación y vacaciones en una misma interfaz. Esto reduce al mismo tiempo los errores y la carga administrativa. 

Beebole y Sesame HR son otras dos opciones avanzadas para empresas con necesidades específicas, aunque la curva de aprendizaje de estas dos herramientas es especialmente empinada. Clockify también es una opción general que sobresale por su plan gratuito y facilidad de uso, perfecta para startups con presupuestos ajustados.

Por otra parte, Hubstaff o Bixpe Control Horario son aplicaciones ideales para equipos remotos o híbridos, que tienen horarios irregulares y necesitan que el seguimiento del tiempo y la productividad sean particularmente rigurosos.

Apps especialmente diseñadas para PyMEs y startups

TrackPeople, por ejemplo, destaca por su enfoque en la automatización y su subvención a través del «Kit Digital», lo que la convierte en una opción atractiva para empresas en España, mientras que Ficha.Work apuesta por la simplicidad y accesibilidad, siendo ideal para quienes desean implementar un sistema básico sin una curva de aprendizaje compleja. 

Para ampliar aún más el panorama están Kenjo, que ofrece funciones más avanzadas, como la gestión de nóminas o el rendimiento, y TSheets by QuickBooks, una app que combina control horario con generación de nóminas y seguimiento GPS, ideal para empresas de logística, por ejemplo.

La automatización como una palanca

Arquímedes de Siracusa pedía que le den una palanca lo suficientemente larga y un punto de apoyo y decía que así sería capaz de mover el mundo. De la misma forma, contar con un sistema automatizado de gestión de ausencias y de vacaciones puede tener un “efecto bola de nieve” en el negocio.

Esto se debe a que al liberar a los mandos medios y altos de las tareas de control horario, se les permite concentrarse en mejorar los productos, lanzar nuevas líneas de negocio y reducir errores que generan roces dentro de los equipos.

Según el estudio “Automation with Intelligence” de Deloitte, en 2020, tres de cada cuatro empresas han implementado herramientas de automatización para mejorar los procesos internos, reduciendo el tiempo dedicado a tareas repetitivas. 

Como el tiempo es dinero, además de ganarle horas al día, el 60% de los ejecutivos encuestados por Deloitte aseguraban esperar una reducción de costos después de la implementación de los sistemas automatizados.