El Ministerio de Hacienda publicó el pasado 28 de octubre la Orden Ministerial HAC/1177/2024, que expone el modo de concretarse del Reglamento Verifactu, una medida muy esperada que marca el inicio de la modernización de las facturas y la materialización de la Ley Antifraude. Aún así, el sector del comercio electrónico no parece estar dándose cuenta de la revolución que viene, y del desafío que planteará a las plataformas de ecommerce. Porque a no ser que haya una adaptación express de la mismas, cosa que está en duda, las facturas que actualmente se pueden emitir dejarán de ser legales y habrá que recurrir a soluciones externas.

¿Qué está en juego?

El Reglamento Verifactu cuenta con tres objetivos prioritarios en su búsqueda de la automatización del proceso de envío de facturas a la AEAT. De este modo, pretende que las empresas aseguren la integridad de los datos, la accesibilidad y trazabilidad de los registros y el uso de los formatos estándar recogidos por la normativa.

Lo anterior conlleva una serie de obligaciones para las empresas, desarrolladas dentro de la reciente orden ministerial.

• Generación automática de registros de facturación.
• Implementación de firmas electrónicas.
• Incorporación de hashes encadenados, siguiendo la norma ISO/IEC 18004..
• Inclusión de códigos QR en las facturas.
• Capacidad de envío automático de registros a la AEAT.
• Gestión de certificados electrónicos, y emisión de registros en formato XML y codificación UTF-8.

«Como se aprecia, es clave no dar pasos en falso. Las sanciones son elevadas y, lejos de centrarnos en ellas, se presenta una oportunidad de revisar los procesos, ser más óptimos y desviar el esfuerzo que en muchas empresas se invierte en este tipo de cuestiones a mejorar la experiencia del cliente», compartió Carlos Liébana, director de Factor Libre, al hilo de esta noticia.

Cuenta atrás para la obligatoriedad del reglamento Verifactu

Quedan menos de nueve meses de plazo para que empiecen a aplicarse las sanciones a las empresas que no cumplan con el reglamento Verifactu y a los proveedores de software de facturación.

Las cifras de penalización son elevadas, llegando a los 50.000€ al año en el primer caso, y a los 150.000€ en el caso de los software que no se hayan adaptado y certificado.

El silencio de las plataformas

El documento implica un avance de cara a la prevención del fraude fiscal, junto a la apuesta por la facturación electrónica y unas auditorías más sencillas y ágiles por parte de la AEAT. En paralelo, supone un punto de inflexión para las empresas, cuando sigue presente el uso de facturas digitalizadas en pdf y el uso de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) muy simples que no se ajustarían a la nueva normativa.

¿Cómo adaptarán las plataformas de ecommerce sus sistemas de facturación? Todavía es un misterio, mientras el reloj avanza y se acerca la fecha límite. Las plataformas que actualmente ofrecen funcionalidades de facturación integradas tendrán que certificar sus propios sistemas, integrarse con soluciones certificadas o bien… dejar de ofrecer estos servicios.

La falta de acción puede conducir a miles de comercios online a una situación comprometida, y forzar a asumir soluciones con poco margen de tiempo.

Recomendaciones para el sector

Los comercios electrónicos deberían:

• Contactar con sus proveedores de sus tiendas online o de las herramientas que usan actualmente para facturar, con el fin de conocer su plan de adaptación.
• Realizar el mismo procedimiento para las herramientas con las que gestionan el resto de canales, incluyendo las tiendas físicas.
• Comenzar a valorar soluciones de facturación certificadas.
• Planificar la transición con suficiente antelación.
• Considerar el impacto en sus procesos de negocio.

«Las soluciones de gestión de tipo ERP, como nuestro software Gextia, buscan el plus de hacer que todos los procesos sean más fáciles a nivel legislativo. Nosotros añadimos en nuestras actualizaciones los formatos y criterios que se estipulan desde la AEAT, para que el usuario no tenga más que elegirlos en su implementación. Con ello, nuestros clientes pueden centrarse en hacer crecer su negocio mientras nosotros nos encargamos de mantenerlos al día con las normativas«, continúa el director de Factor Libre, proponiendo el uso de programas ERP para satisfacer las nuevas necesidades simultáneamente a las habituales de cualquier empresa.

Verifactu es el paso lógico para reducir los procesos administrativos, y hacer que la Agencia Tributaria disponga -en tiempo real- de la información de los movimientos de facturas.

La adaptación a Verifactu o al SII no es opcional. Estar al día en las normativas se ha convertido en un reto en sí mismo, que los software deben solventar si desean mantenerse competitivos. Los ecommerce necesitan despertar ante esta realidad si quieren evitar tener que enfrentarse a problemas de cumplimiento normativo en 2025, y a las correspondientes implicaciones legales y operativas.