El trabajo híbrido se ha convertido en la norma durante la mayor parte del año y no ha sido una transición fácil. Cambiar entre múltiples espacios de trabajo, entornos y herramientas puede ser todo un desafío.

Mientras nos preparamos para despedirnos del desafiante año 2022, aquí hay ocho consejos de Google Workspace para administrar mejor su tiempo y productividad durante 2023.

1. Cambia la forma en que inviertes tu tiempo 

¿Tienes una agenda llena? Aproveche al máximo la función de categorización por colores de Google Calendar para comprender mejor cómo pasa su tiempo. Dale un nombre a cada etiqueta de color y asóciala a un evento y Time Insights te dará una idea del tiempo que dedicaste a diferentes tipos de reuniones: por ejemplo, de estrategia, de equipo, etc. De esta manera, puede administrar mejor su tiempo entre eventos para lograr sus objetivos.

2. Configurar horas de trabajo, ubicación

Una forma de realizar un seguimiento de sus horas de trabajo, que pueden salirse fácilmente de control en híbrido, es marcarlas en Google Calendar . Si alguien intenta programar una reunión fuera de su horario laboral, por ejemplo, de 9:00 a. m. a 5:00 p. m., se le notificará. 

También es posible definir un lugar de trabajo , ya que “estar en el trabajo” no significa necesariamente ir a la oficina física. Decir cuándo estás en la oficina, por ejemplo, permite a tus colegas programar más fácilmente una reunión cara a cara. 

3. Haz tiempo para una cita

Si desea reservar algo de tiempo para permitir que sus compañeros de trabajo programen reuniones con usted, use la función «Tiempo disponible» de Calendar . De manera similar a configurar la notificación Fuera de la oficina, seleccione «horas disponibles» al crear un nuevo evento y programe su disponibilidad para las citas.

También puede crear una versión web compartible de su calendario para facilitar que otros programen una reunión. Por otro lado, puede utilizar la programación de citas para que partes externas compartan la disponibilidad a través de una página de reservas, lo que facilita el envío de correos electrónicos.

4. Ver las tareas con claridad 

Active Tareas en el calendario para tener a la vista su lista de tareas pendientes y hacer un seguimiento de lo que tiene que hacer. Las tareas atrasadas se pueden rastrear y puede personalizar los horarios recurrentes directamente desde el Calendario. Esto le permite monitorear de cerca y completar las tareas diarias. 

5. Filtra los correos electrónicos para centrarte en las cosas importantes

¿Ver 175 correos electrónicos sin abrir temprano en la mañana te pone ansioso? Tome el control de su bandeja de entrada estableciendo reglas en Gmail para redirigir los correos electrónicos a medida que llegan a su bandeja de entrada. Por ejemplo, si recibe muchos boletines por correo electrónico, configure un filtro con «Tiene las palabras: darse de baja»; ahora estos correos electrónicos ya no lo distraerán y podrá buscarlos más tarde.

O configure un filtro que incluya los correos electrónicos de su jefe para asegurarse de priorizarlos más temprano en el día.

6. Envía tus correos electrónicos rápidamente

Cuando tu día comienza y termina en tu bandeja de entrada, cualquier cosa que te ayude a crear correos electrónicos más rápido siempre es bienvenida. Gmail ahora te permite escribir mensajes más rápido con Smart Compose y Smart Reply que sugieren formas de completar oraciones. Esto ahorra tiempo de escritura. 

¿Tiene dificultades para revisar todos sus mensajes? Asegúrese de utilizar las acciones de desplazamiento de Gmail para eliminar o silenciar un correo electrónico de su bandeja de entrada y recuperarlo como un mensaje en el momento que elija. 

7. Seguir una reunión

Un aspecto de la flexibilidad es la idea de que puede realizar un seguimiento de una reunión o documento más adelante. Ahora, Google Meet te permite ver la grabación de una reunión en caso de que no hayas podido participar porque estabas de viaje o en otra zona horaria. 

8. Colabora de manera más efectiva en línea

Para crear un nuevo documento de Google para iniciar un proyecto, simplemente escriba doc.new en su navegador web o escriba «@» en un documento para generar una lista de personas y contenido recomendado, como reuniones o documentos y archivos relacionados.

Y ahora los usuarios también pueden crear documentos altamente personalizados y organizados. Mediante el uso de plantillas tabulares, pueden insertar rápidamente bloques de creación para elementos de flujo de trabajo comunes, como el seguimiento de publicación de contenido, los activos del proyecto, el seguimiento de revisiones o la hoja de ruta de desarrollo de productos. 

Esperamos que estos consejos lo ayuden a ahorrar tiempo y mejorar la productividad en 2023.