La palabra rentabilidad se relaciona con la capacidad que tiene un negocio para aprovechar los recursos de los que dispone y generar utilidades que ayuden a las organizaciones a sobrevivir en el competitivo mundo económico de la actualidad.
En las últimas dos décadas, las cadenas de suministro han evolucionado rápidamente para adaptarse a los rápidos cambios tecnológicos que permiten a los clientes saber quién puede proveerlos de determinados productos y servicios que requieren para su día a día. Y en los dos últimos años, los clientes se han acostumbrado a un nivel de servicio que va de bueno a excelente. Con la pandemia y el temor a los contagios los clientes prefieren comprar por medio de sus dispositivos electrónicos en lugar de visitar los puntos de venta físicos, como consecuencia los clientes esperan saber cuánto tenemos en inventario, cuándo enviaremos y cuándo recibirán su producto, prefieren la entrega el mismo día o a más tardar un día después.
Todo esto en ocasiones genera que los costos para cubrir la demanda suela ser más que las utilidades generadas por la venta del artículo, esto puede generar cierta frustración en quienes participan en la cadena de suministro.
Para poder lograr el objetivo de la cadena de suministro que es entregar un producto o servicio al cliente a cambio de una remuneración económica que permita a la cadena de suministro mantenerse en operación y expandirse en el mercado debemos entender que cada participante de la cadena de suministro debe aprender a manejar todas sus operaciones de manera rentable, aprovechando al máximo cada elemento que tienen a su disposición.
Uno de los participantes más importantes dentro de la cadena de suministro son los almacenes, una plataforma logística que nos permite almacenar desde materia prima hasta el producto terminado, así como todo el material que auxilia al funcionamiento de la producción.
Existen múltiples consejos dirigidos a la operación de un almacén de manera rentable, de la manera más flexible y eficiente, analizaremos algunos de ellos, pero también otros que en ocasiones son olvidados por quienes dirigen los almacenes.
1. Cada cosa en su lugar
Uno de los primeros pasos a validar es si nuestro almacén está correctamente ordenado, aunque en este tiempo ya es muy común establecer sistemas como las 5S en las operaciones de almacén cuesta creer que algunas organizaciones aún no lo implementan en sus instalaciones, o existen casos donde se han intentado establecer, pero por uno o más factores el personal no lo ve con la seriedad adecuada y no es aplicado al 100%. Entender que un movimiento que puede tomarnos 5 minutos se puede demorar hasta media hora si no tenemos todo en orden dentro de un almacén nos puede ayudar a entender por qué es importante tomar en cuenta el orden. Pueden ser factores como una tarima no colocada en su lugar, un montacargas lejos de su estacionamiento, herramientas de trabajo perdidas, entre tantas otras, las que generan un desperdicio en el tiempo que podríamos dedicar a otras actividades. Tome el tiempo necesario para validar esta situación en su instalación, si aún no implementa la filosofía 5S hágalo sin demora para hacer más eficiente todos los movimientos y procesos de su operación dentro del almacén.
2. Recopilación de datos
Me he encontrado con organizaciones en las que el manejo de la información es realmente nulo y no permite trabajar rápidamente con pronósticos de demanda, causa de las devoluciones, rutas de entrega, niveles de inventario, entre muchos otros. Aun en este tiempo existen grandes compañías que no actualizan su recolección de datos por medio de sistemas como los ERP (Enterprise Resource Planning). Estos sistemas pueden ayudar a determinar cuántos pedidos tenemos pendientes, el tiempo que toma realizar un pedido, cuál es el nivel de precisión de operaciones como el picking, consumo del inventario, entre otros, tener estos datos nos podrá ayudar a poner en marcha mejoras enfocadas a los procesos dentro del almacén. Sin duda tener todos estos datos nos ayudará a ahorrar parte del presupuesto que podemos estar desperdiciando actualmente, ya que recordemos que no podemos mejorar lo que no se puede medir.
3. Hacer lo que decimos hacer
Aunque suene un poco extraño, esta oración es de vital importancia tenerla en cuenta, usted puede haber buscado al mejor candidato para el puesto de gerencia o supervisión de almacén, tal vez esté tranquilo con su decisión, porque espera que se apegue a los procesos establecidos, pero se sorprendería con las ocasiones en que se valida un proceso y no se lleva a cabo como está establecido. Un ejemplo lo podemos encontrar en un jefe de almacén que al entrevistar al personal le indica que mantener la merma al mínimo por fecha de caducidad es el indicador clave para toda la organización y está en los procesos de la misma, después del ingreso del personal nuevo la organización descubre que este jefe de almacén tiene tarimas completas de producto próximo a caducar por malas decisiones de solicitud de inventario, pero además que para cubrir su error y sacarlo de los KPIS del almacén los manda a distribución y se registra como devolución del cliente, posteriormente el producto se manda a destrucción ¿qué pensaría el personal de nuevo ingreso? ¿Cómo impacta esto económicamente a su organización? Por ello, es bueno que cada cierto periodo de tiempo realice auditorías a todo nivel en el almacén para comprobar que todo se realiza de la manera correcta, esto evitará que su almacén acumule malas prácticas que al final se verán reflejadas en los costos de funcionamiento del almacén.
4. Establezca KPIs
Es importante que todos los esfuerzos de las actividades se enfoquen en alcanzar objetivos medibles, tiempo de picking, veracidad del inventario, error en picking, accidentes, ausentismo, contenedores descargados, put away, son solo algunos de los indicadores de desempeño que debemos tener establecidos. No basta solo con establecerlos, hay que esforzarse porque cada colaborador entienda a la perfección qué significa cada uno, cómo le afecta a su fuente de trabajo el que alguno de estos indicadores no esté dentro de lo establecido, de esa manera podrá entender por qué las cosas se deben hacer de la mejor manera y toda la organización estará enfocada en las mismas metas.
5. Establezca recompensas por mejoras
Tal vez esta idea suene un poco descabellada para algunos, pero a fin de poder contribuir a obtener mayores ahorros en costos de operación o mejorar los procesos establecidos debemos tomarla en cuenta. La filosofía de mejora continua es una herramienta muy eficaz para eliminar todo lo que genera desperdicios en las organizaciones, sin embargo, las mejores ideas de mejora provienen de las personas que realizan día a día la operación. Por ello, es importante que todo el personal realmente se sienta parte del equipo de mejora continua y aporten sus ideas para un bien común, la eliminación de todo lo que nos genera pérdidas. Lamentablemente, muchas ideas no llegarán ni siquiera a oídos de los supervisores de almacén en lugares donde no se premia las ideas de mejora que sean factibles y demuestren un ahorro sustancial, esto es porque en muchas ocasiones el colaborador no siente que su aportación sea valorada. Debido a esto, algunas grandes compañías han implementado el programa de recompensas para las propuestas de mejora más factibles, esta recompensa puede o no, ser monetaria (esto es, a criterio del empleador) pero en lo que si concordamos es que establecer estos mecanismos fomentan que siempre se esté buscando algo que mejorar en el proceso, y por lo tanto, aumentamos los ahorros y eficiencia de nuestra operación en un almacén.
6. Establecer modelos ABC
Los modelos ABC basados en el principio de Pareto nos dice en temas de inventarios que tan solo el 20% de los productos que tenemos van a generar 80% de los movimientos dentro del almacén. Por lo tanto, analice si es factible que dentro de sus instalaciones se pueda organizar todo basándonos en estos artículos para reducir las distancias recorridas para ubicarlos, surtirlos, contarlos, etc. Seguir esta metodología le puede generar una eficiencia bastante atractiva en todos los procesos y un mejor control del inventario, con lo cual contribuimos a mejorar la rentabilidad del almacén.
7. Top de Artículos Problema
Uno de los mayores generadores de costos imprevistos son los artículos que suelen tener cierta tendencia a problemas relacionados con su manejo, problemas como merma, discrepancias de inventario, daño al ser entregados por proveedores, etc. A fin de evitar al mínimo el impacto económico, realice una clasificación de sus artículos para cada problema y establezca un plan de acción para ellos. Por ejemplo, si usted maneja Termos, pero durante el año ha tenido discrepancia de inventario de los mismos al clasificar su top 10 de discrepancias podría notar que solo se extravía cierta marca o de ciertas características, con esta información usted puede establecer controles que se deben aplicar mientras el inventario esté en sus instalaciones, por ejemplo, solicitar al departamento de inventarios que realice una segunda validación en el área de recibo de la mercancía una vez que el responsable de esta área indica que ya está listo para ubicarse el cargamento, otra opción sería ubicarla en determinada área del almacén que pueda ser monitoreada y auditada constantemente. Podríamos sugerir más acciones, pero lo cierto es que todo parte de identificar los artículos problema para poner manos a la obra y evitar las pérdidas monetarias generadas por su mal manejo.
8. Aproveche al máximo el espacio de almacenamiento
Cada metro cuadrado de almacenamiento es oro molido para los que manejan un almacén, así que debemos cuidar de aprovechar al máximo cada espacio dedicado a esta causa con el que cuente nuestras instalaciones. Para ello, podríamos validar si los artículos que son de lento movimiento no cuentan con sobre inventario, validar si nuestros racks o estantes realmente son los adecuados para nuestra instalación, es decir, si los que tenemos actualmente nos ayudan a utilizar al máximo la capacidad de almacenamiento, podemos además validar si se pueden reubicar ciertos artículos que están ocupando locaciones completas con muy poco inventario. Cuidar cómo usamos el espacio que tenemos evitará que queden en patio contenedores sin descargar generando costos por el tiempo que están en esta área, evitaremos también el tener que buscar espacio de almacenamiento adicional rentando a un tercero ese espacio.
9. No sacrifique el departamento de inventarios
Personalmente, he visto los resultados de este último punto, en ocasiones se trata de cubrir una operación que consideramos urgente como el picking, recibo, auditoría, deteniendo la operación del departamento de inventarios y enviándolos a las áreas de mayor urgencia según el criterio de la gerencia. Hacer esto es muy peligroso, recordemos que la exactitud de los inventarios es la clave para realizar el picking en tiempo, entregar pedidos en tiempo, evitar gastos en envíos urgentes de material discrepante de las instalaciones de los proveedores a nuestras instalaciones, tener en físico lo que dice el sistema también se traduce en un excelente servicio al cliente, así que sacrificar la operación de inventarios por otra que consideramos urgente tarde o temprano nos pasará factura, en temas de pedidos no entregados, cobros por diferencias en inventario, horas extras para intentar cubrir los conteos no realizados, pedidos fuera de tiempo con los proveedores, entre muchos otros. Tampoco es factible eliminar equipo de este departamento como lo son los montacargas o pallets sin un previo análisis del impacto que tendrá en la veracidad el inventario, analice cada decisión con los datos en la mano hacerlo de esta manera le evitará muchos dolores de cabeza y pérdidas económicas. Estos son solo algunos de los puntos que puede considerar para hacer más rentable su almacén, existen muchos más que esperamos en un futuro poder analizar.
