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Organizar y enviar documentos comerciales: tips para no perderse

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Controlar los documentos en las oficinas de una empresa es algo fundamental. Todo papeleo debe ser guardado y ordenado desde su producción (y, eventualmente, digitalizado) lo que facilitará que posteriormente pueda ser recuperado para consulta u otras actividades de una forma mucho más sencilla. Por ello, la organización de todos los documentos de debe hacer sobre la marcha y en caso de que existan algunos pendientes de archivar, deberá haber una carpeta especial para ellos. Se deberán usar separadores con el fin de que todo se pueda encontrar con mayor facilidad. La información más reciente siempre deberá estar al frente, es decir, en la parte delantera de las carpetas. 

Es cierto que hoy en día todo el papeleo se guarda en archivos online y se clasifica en carpetas dentro de un ordenador. Incluso, las empresas medianas o grandes tienen sus propios directorios donde buscan y encuentran lo que necesiten, pero la manera de ordenar antes explicada es útil para particulares y empresas pequeñas que no utilizan ordenadores.

Además, el hecho de tener todo ordenado permitirá ser más rápidos y eficaces a la hora de tener que enviar algunos documentos. El envío también debe estar organizado. Para ello, es imprescindible tener en cuenta los tamaños de los sobres que se usarán. Cada uno de los diferentes tamaños se adecúa a unas u otras funciones, sobre todo, en el ámbito empresarial. Los nombres de los sobres son diferentes a los nombres de los folios, pero normalmente las plataformas online que venden estos productos incluyen una calculadora de tamaños que permite transformar el tamaño de los sobres a dimensiones medidas en milímetros o centímetros. Para que no resulte extraño, es necesario explicar que los nombres aparecen con una C acompañada de un número. Si ese número es alto o cercano al 10, hablamos de sobres pequeños. Por ejemplo el tamaño C0 es 917 x 1297 mm; el C1 es 648 x 917 mm; el C2 es 458 x 648 mm, etc. 

Dentro de cada tamaño, se pueden encontrar diferentes tipos y colores. Algunos son acolchados con burbujas de colores metálicos o mate, otros son de aluminio holográfico, otros son con fuelle, con dorso de cartón, color crudo, etc. Se pueden elegir con o sin ventanilla, es decir, un espacio transparente donde posteriormente aparecerá la dirección del destinatario, lo que permitirá ahorrar tener que imprimirla en el sobre, sino que bastará con que aparezca en el documento que irá dentro. 

También existen los sobres cuadrados, que suelen ser más utilizados para invitaciones u otras cosas más creativas. 

Cualquiera que sea el sobre que necesites para los envíos de tu empresa, se puede encontrar en plataformas online que venden este tipo de productos. Una vez sepas cuántos y de qué tamaño necesitas, se pueden encargar por Internet. El pago también se realizará del mismo modo y tan solo habrá que esperar a la entrega, lo que ahorrará tiempo y dinero y, además, no habrá que mandar a ningún trabajador a encargarse de dicha tarea, ya que se puede hacer desde la misma oficina. 

http://www.leolytics.com/tasks/13301/edit


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Álvaro Gutiérrez

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