Muchas empresas subestiman el daño que puede provocar una factura mal hecha. La confusión podría llevar a retrasos en los pagos. Un malentendido podría dar lugar a controversias.
Si quieres evitar a toda costa que surjan estos problemas y que se interpongan entre el departamento financiero y el cliente que tanto trabajo os ha costado ganar, sigue leyendo este artículo de Atradius Collections, una de las empresas de GCO (Grupo Catalana Occidente). La clave está en emitir las facturas de forma tan clara que los clientes tengan exactamente lo que necesitan y sepan exactamente qué hacer, sin que haya lugar a dudas.
Lo primero que necesitas tener es toda la información básica. ¿Te la contamos?
1. Los datos de contacto de tu cliente
1.1 El nombre de la empresa de tu cliente:
- Consulta a tu cliente en caso de que su denominación oficial sea diferente al nombre que utiliza para dirigirte a ellos.
1.2 La dirección de la empresa de tu cliente:
- Consulta a tu cliente en caso de que debas dirigirte a la oficina central en lugar de a la oficina local o al revés.
2. Los datos de tu empresa
- El nombre de tu empresa.
- La dirección de tu empresa.
- El logotipo de tu empresa.
- Todos los números exigidos por el país en el que desarrollas tu actividad (por ejemplo, número del registro mercantil, código de identificación fiscal [CIF], número para el impuesto sobre bienes y servicios [GST], número de identificación de empleador [EIN]).
A continuación, deberás asegurarte de que los datos más importantes estén bien.
3. Los datos de la factura
3.1 El número de factura:
- Resalta este número poniéndolo en negrita o aumentado el tamaño de la fuente. Si tu cliente tiene que buscar el número, debería ser capaz de hacerlo en cuestión de segundos.
3.2 La fecha de emisión de la factura.
3.3 Los productos que has suministrado o los servicios que has prestado a tu cliente:
- Dispone las descripciones o el resumen de los productos o servicios en forma de lista. Esto ayuda a tu cliente a saber por lo que está pagando.
- Si los productos o servicios contienen ítems más pequeños, detalla cada uno de ellos (p. ej., cantidad, precio, fecha de entrega), de forma que tu cliente pueda realizar una comprobación si lo desea.
3.4 Si ya has facilitado a tu cliente un presupuesto, emite una factura acorde al presupuesto:
- Utiliza el mismo texto en la factura que en el presupuesto para evitar malas interpretaciones.
- Presenta los productos o servicios en la factura igual que en el presupuesto
- Incluye cualquier coste en el que se haya incurrido y que no esté incluido en el presupuesto. Si no has informado a tu cliente acerca de dichos costes, incluye una explicación en la factura para evitar cualquier conflicto.
4. Datos de pago
4.1 Cualquier descuento acordado entre tu empresa y tu cliente.
4.2 Cualquier impuesto sobre la venta que debas cobrar, incluidos los tipos y los importes.
4.3 La cantidad total y la moneda en la que el cliente deba pagar:
- Resalta este número poniéndolo en negrita o aumentado el tamaño de la fuente. Déjalo lo más claro posible.
4.4 El método de pago que podría utilizar tu cliente:
- Si el pago se realiza por transferencia bancaria, facilita el nombre y el número de cuenta de la empresa.
- Si se abona con tarjeta de crédito, indica el enlace a través del cual tu cliente puede pagar de forma inmediata.
4.5 Las instrucciones de pago, si corresponde:
- Señala claramente si tu cliente debe indicar el número de factura o el número de cliente a la hora de efectuar el pago.
4.6 La fecha de pago:
- Indica la fecha justo al lado de las condiciones de pago para evitar cualquier error de cálculo. Por ejemplo, si emites una factura el 1 de enero y las condiciones de pago dicen: «pago a 30 días fecha factura», deberías indicar la fecha de vencimiento «31 de enero» al lado de la frase «pago a 30 días fecha factura».
- Resalta la fecha de vencimiento poniéndola en negrita o aumentado el tamaño de la fuente. Déjalo lo más claro posible.
5. Los requisitos de tu cliente
En ocasiones, tu cliente puede exigir la inclusión de información adicional en la factura (p. ej., número de orden de compra, número de referencia). Asegúrate de que haya espacio suficiente para dicha información y que el cliente la pueda encontrar fácilmente.
6. Condiciones de pago
Si tú y tu cliente han acordado ciertas condiciones de pago, especialmente incentivos por pronto pago y penalizaciones por demora, es conveniente mencionarlo en la factura.
Consejos adicionales
Además de los seis pasos anteriores, aquí tienes algunos consejos extras que te servirán de ayuda a la hora de presentar y entregar tus facturas.
1. Agrupa la información más importante en una sola página
Si tienes que incluir mucha información en una factura, pon las cosas más importantes en la primera página (esto es, los datos de su empresa, los datos de contacto de tu cliente y los datos de pago) y adjunta el resto en forma de anexo.
Esto es mejor que acortar la factura. Tu cliente podría volver a ponerse en contacto contigo para hacerte preguntas debido a una falta de información.
2. Utiliza el formato PDF si vas a enviar la factura por correo electrónico
Si envías la factura por correo electrónico, convierte el archivo a PDF para evitar fraudes o cambios accidentales cuando tu cliente la tramite.
3. Haz que tu factura sea fácil de localizar
Pon el número de factura en el nombre del archivo y en el asunto del mensaje de correo. Esto facilitará la búsqueda de la factura en bandejas de entrada de correo saturadas.
Emitir correctamente tus facturas es el primer paso para recibir el pago de tu deuda. Si tu cliente sigue sin pagar a tu empresa, el siguiente paso sería realizar un seguimiento y exigirle el abono de lo adeudado.
Si ya lo has hecho y sigues sin recibir tu dinero, plantéate la posibilidad de buscar ayuda externa. Una agencia de cobro profesional y con experiencia con los planteamientos adecuados puede alentar a tu cliente a pagar, al tiempo que mantiene y cuida tus relaciones comerciales.
Con Atradius Collections, puedes utilizar el servicio online para:
- Saber de inmediato cuánto te costará cobrar tus facturas pendientes. Obtén un presupuesto gratuito aquí e infórmate cuánto te costará recobrar un impago en España o en el extranjero.
- Atradius Collections está presente en 40 países, tiene una cobertura en el 96% del mundo y cuenta con oficinas y equipos propios que hablan el mismo idioma del deudor.
- Consultar en tiempo real los avances del proceso de cobro a través de una plataforma online: Collect@Net.
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