¿Tu empresa necesita firmar documentos digitalmente con validez jurídica y las máximas garantías de seguridad? El uso de firmas digitales respaldadas por certificados es la solución. Ahora, Colombia da un paso más hacia la autenticación digital: ya es posible obtener Certificados Digitales de Persona Jurídica directamente de la empresa líder del sector, Viafirma. Ahora puedes contar con un proveedor que ofrece no solo las herramientas, sino también los certificados necesarios.
¿Por qué confiar en una Entidad de Certificación Digital?
Las empresas de firma digital son el puente entre el documento electrónico y la garantía de su autenticidad, integridad y trazabilidad. Te ayudará a evitar riesgos jurídicos, fraudes o un mal manejo de datos. Además, permitirá a las empresas adaptarse a un entorno cambiante y brindar una experiencia segura y fluida.
Certificaciones y regulaciones en Colombia
En Colombia, la firma digital se rige, principalmente, por tres regulaciones. La Ley 527 de 1999 reglamentó el acceso y uso de los mensajes de datos y firmas digitales. Pronto fue reglamentada por el Decreto 1747 de 2000, que estableció cómo deben actuar las entidades que emiten certificados digitales. Finalmente, el Decreto 2364 marcó las diferencias entre firma digital y electrónica, permitiendo el uso de mecanismos electrónicos y medios de autenticación, siempre que cumplan con los requisitos legales.
Funcionalidades clave que debes buscar
Sin embargo, no basta con elegir cualquier empresa o la que económicamente se acerque más a tus expectativas. Error. Si bien existen factores importantes al tomar cualquier decisión empresarial, al elegir una empresa de firma digital es necesario comprobar que incorpora estas funcionalidades:
- Autenticación: Debe ofrecer mecanismos para identificar y autenticar al firmante de la solicitud, como contraseña, SMS o certificados digitales.
- Integridad: ¿Cómo es posible saber que un documento no ha sido alterado tras la firma? Esta funcionalidad asegurará que el contenido del documento coincide exactamente con la versión firmada.
- Auditoría de firma: Certifica y detalla el proceso completo de firma digital del archivo. Además, sirve como prueba de integridad, autenticidad y no repudio ante terceros, incluyendo órganos judiciales.
- No repudio: Se refiere a la propiedad de la firma digital que impide que el firmante niegue haber realizado dicha firma.
Viafirma ofrece la firma digital más completa en Colombia
Viafirma es una empresa de origen español cuya actividad se centra en los Servicios Digitales de Confianza, y está especializada en el desarrollo de software de soluciones tecnológicas de firma electrónica. Sus productos buscan constantemente la innovación y apuestan firmemente por la movilidad, es decir, son adaptables en cualquier dispositivo electrónico y sistema operativo.
Fundada en 2000, ha ido posicionándose como uno de los referentes en firma electrónica y transformación digital en Latinoamérica y España desde entonces.
Herramientas principales
Su metodología basada en I+D+i se ha plasmado en proyectos como Viafirma Documents, con la que es posible firmar documentos de maner electrónica, desde cualquier lugar con funcionalidades como plantillas, formularios personalizados o auditoría de firma; y como Viafirma Fortress, que permite almacenar certificados digitales en un entorno centralizado y acceder a ellos desde cualquier dispositivo para firmar documentos. La información personal queda salvaguardada gracias a los diferentes mecanismos de autenticación que incorpora: email, contraseña, SMS o número PIN, entre otros.
Desde marzo de 2025, Viafirma está, además, acreditada por la ONAC para actuar como Entidad de Certificación Digital en Colombia, lo cual le confiere la autoridad para emitir certificados de firma digital de personas jurídicas, así como servicios de estampado cronológico en la generación, transmisión y recepción de mensajes de datos.
¿Cómo elegir la mejor firma digital para tu empresa?
Ahora bien, elegir una empresa de firma digital adecuada es clave para garantizar una implementación exitosa en tu organización. Por ello, deberías tener en cuenta algunos criterios:
Requisitos de seguridad y escalabilidad
Debe cumplir con los estándares internacionales. Según el Reglamento eIDAS de la Unión Europea, existen tres tipos de firma electrónica:
- Firma electrónica simple: Es la que tiene menos seguridad y cubre necesidades básicas.
- Firma electrónica avanzada: Asegura la identidad del firmante y la integridad de los datos.
- Firma cualificada: Creado mediante un dispositivo cualificado de firma electrónica, por lo que es equivalente a una firma manuscrita.
Viafirma sigue minuciosamente los requisitos exigidos en las normas internacionales, adaptándose a todos los niveles y ofreciendo una experiencia flexible según las necesidades de cada cliente.
Atención al cliente y soporte local
Uno de los factores que diferencia a Viafirma es el compromiso con sus clientes, asegurando una atención completa y personalizada a cada una de las necesidades corporativas. Con sedes internacionales en República Dominicana y Colombia, sus representantes locales están plenamente capacitados para brindarte la ayuda necesaria a lo largo de todo el proceso.
Casos de uso en empresas colombianas
Ya son más de 150 empresas colombianas las que utilizan las herramientas de Viafirma, incluidas corporaciones de grandes dimensiones. ¿Conoces a Athento, la plataforma de gestión de contenidos para crear espacios de trabajo digitales? Desde 2020 tienen un acuerdo de colaboración con ellos, con el que cualquier empresa podrá usar combinadamente ambas soluciones. Su compromiso con la excelencia también se demuestra al tener a otras empresas de grandes dimensiones como Sura, demostrando que la firma digital es una pieza clave en la transformación digital de Colombia.
