La gestión de las nóminas en una empresa es la tarea más complicada a la que se enfrentan los dueños del negocio por la gran responsabilidad que conlleva. La tecnología también ha avanzado mucho en el área de administración y ha permitido que este proceso sea mucho más sencillo, así los jefes también pueden centrarse en hacer crecer el negocio.

Contar con un gestor de nóminas como PayFit es sobre todo interesante para las pymes o emprendedores que en muchas ocasiones no pueden contar con un área de administración que gestione estas tareas. No obstante, puede ser interesante para otro tipo de empresas y vamos a explicar por qué.

¿Qué es la gestión de nóminas?

La gestión de nómina es la tarea mediante la cual se administran los salarios de los empleados de una empresa, así como otras obligaciones como: nóminas, seguridad social y obligaciones fiscales.

Entendiendo por nómina como el documento que reciben las personas que trabajan para una empresa mensualmente donde se refleja el pago por sus actividades dentro de la compañía.

¿Cómo ha avanzado el modelo de gestión de nóminas?

El modelo de gestión de nómina ha sido desarrollado con el tiempo y ahora ya hay software que permiten a las empresas automatizar estos procesos. Los sistemas recogen diferentes datos de los trabajadores, como por ejemplo, asistencias, retrasos, faltas, cotización social, etc.,  

Antes estos procesos se realizaban sobre todo con hojas de cálculo, lo cuál era un problema. Las hojas de cálculo requieren mucho trabajo y concentración, ya que cometer cualquier error en esta tarea puede provocar que la empresa se meta en grandes problemas.

Los programas que automatizan la gestión de las nóminas han resuelto otras de las dificultades a las que se enfrentaban las empresas: la accesibilidad. En la mayoría de los negocios, este proceso lo gestionan una o dos personas, por lo que son las responsables de acceder a los datos de los trabajadores, ya que son los que controlan las hojas de cálculo. Esto dificulta el acceso a los datos de los trabajadores de otros departamentos que también los necesitan.

Beneficios de utilizar un sistema de gestión de nóminas

• Ahorra costes:

En algunas empresas no hay recursos suficientes para tener un grupo de personas encargado de gestionar las nóminas. Esto provoca en muchas ocasiones que los errores sean más frecuentes, lo que conlleva un aumento en los costos. Un software de nómina evita los errores y permite de esta forma ahorrar.

Además, cuando las nóminas se gestionan de forma manual puede pasar que haya retrasos y eso genera incertidumbre entre los trabajadores. Automatizando este proceso los empleados se sienten más tranquilos y seguros. 

• Facilita el cálculo de las variables en los sueldos:

Calcular un sueldo con variables es una de las tareas más complicadas. Para ello, es necesario tomar en cuenta una gran variedad de variables como son las horas extras o las comisiones. El software de nóminas te permite olvidarte de estas tareas y que se calcule automáticamente estas variables, por lo que el empleado y el empleador estarán más tranquilos.

• Cumplir con la legislación:

En las nóminas también se refleja el pago de impuestos. Por eso, hay que tener sumo cuidado para no cometer ningún error en su cálculo. Además, hay que sumar los cambios en las legislaciones y los cambios en la base de cotización de la Seguridad Social, temas que provocan grandes quebraderos de cabeza a los de administración.

Contar con un software de nóminas elimina todos estos procesos, ya que estos se actualizan con cada cambio para evitar cualquier tipo de error.

• Procesos más rápidos:

Para finalizar, una de las grandes ventajas es la rapidez con la que se puede hacer una nómina. Cuando un proceso se automatiza se puede tardar unos segundos en hacer algo que antes llevaba horas. Y no solo se ahorra tiempo en su proceso de creación, sino que además las nóminas se envían automáticamente a los empleados y no hay que preocuparse por esta tarea.

Además de todos los beneficios anteriormente mencionados, hay algunos softwares de nóminas que cuentan con herramientas complementarias para facilitar el trabajo al equipo de recursos humanos o administración, como por ejemplo, posibilidad de gestionar los equipos o controlar los gastos profesionales. A esto hay que sumarle que el equipo de atención al cliente está cualificado no solo para ayudar con la herramienta, sino también para asesorarte laboralmente.