El uso de la tecnología ERP es esencial para que un eCommerce se adapte a las necesidades del mercado y tenga proyección de futuro. Te indicamos cuáles son los aspectos que debes conocer para que tu negocio esté bien preparado.

Comprensión del rol del ERP en el crecimiento del comercio electrónico

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) son el software de gestión que se utiliza para monitorizar el día a día de las empresas. Y, aunque se utilizan en compañías de todo tipo, tiene una importancia clave para el eCommerce. Las principales funcionalidades que incluye son inventario, gestión de pedidos (CRM), finanzas, contabilidad y Recursos Humanos, entre otras.

Los ERP permiten que la eficiencia operativa de las empresas mejore y, además, aportan escalabilidad. Ante aumentos sobrevenidos de trabajo, estas herramientas, con servidores externos, pueden responder. Pensemos que la evolución desde el disco duro físico a la nube es lo habitual, de manera los programas de gestión se tienen que adaptar. La realidad es que, con estas herramientas, es más fácil una buena gestión que ayude a generar valor.

Pensemos en que el eCommerce tiene casuísticas específicas: virtualidad, logística e integración de varias plataformas. En este caso, contar con soluciones que traten todos estos departamentos en tiempo real es esencial. Y, sobre todo, analizar cuáles son las tendencias del mercado para responder mejor.

Por lo tanto, no es concebible que un negocio de eCommerce, de cualquier tamaño, opere con regularidad sin contar con un sistema ERP que lo pueda sustentar. Esta es una clave de futuro.

Desafíos clave en las operaciones modernas de comercio electrónico

El comercio electrónico evoluciona año a año, y ahora mismo existen determinados desafíos clave que debes tener en cuenta. Son los siguientes:

• Crecimiento rápido y demanda fluctuante: las ventas pueden crecer mucho en muy poco tiempo en eCommerce, pero la demanda es fluctuante o temporal. Para optimizar el gasto, es necesario que las soluciones que se implementan sean escalables. Aquí, una buena elección del ERP adecuado proporciona un ahorro importante para la empresa en recursos.
• Integración de múltiples canales de venta: la integración de múltiples canales de venta, u omnicanalidad, es otro de los retos del eCommerce. No solo por plataforma interna, sino a través de redes sociales. Dar esa facilidad al cliente exige contar con herramientas que puedan registrar los movimientos. Y, obviamente, plantearse la necesidad de que estas soluciones sean integrables es otro factor que no se debe desdeñar.
• Fragmentación de datos y retrasos en la toma de decisiones: la fragmentación de datos, por decisiones de los miembros del equipo o por procedencia dispar, pueden retrasar la toma de decisiones. Por eso, un sistema ERP puede proporcionar una ayuda para evitar cuellos de botella.
• Riesgo de que los sistemas heredados limiten la agilidad: la implantación de un software de gestión puede causar problemas con los sistemas heredados. Aunque es una situación transitoria, sí puede reducir la agilidad. Es bueno, en este caso, establecer calendarios de implementación para evitar este gap.

Por todo eso, es fundamental trabajar con un ERP system adaptado a tu sector de actividad y confiable. Hoy en día, hay soluciones que pueden responder perfectamente a estas necesidades. Sage, por ejemplo, tiene un catálogo de opciones accesibles para eCommerce altamente competitivas.

Estrategias para asegurar el futuro de su negocio con ERP

Para asegurar el futuro de tu negocio con un ERP es conveniente actuar de forma metódica y dar los siguientes pasos:

• Elección de soluciones ERP escalables y modulares, para poder responder ante las cargas de trabajo sobrevenidas. Algunas soluciones permiten instalar gradualmente módulos según las necesidades. Así, no harás un gasto por encima de lo necesario y es un tipo de solución que te puede interesar.
• Utilizar sistemas en la nube. Hoy, el ecosistema cloud es el mejor porque proporciona más flexibilidad, acceso desde múltiples ubicaciones, capacidad de almacenamiento y resiliencia. Los sistemas en la nube, en los últimos años, proporcionan una mayor agilidad, por muchos motivos.
• Alineación de los flujos de trabajo del ERP con los objetivos empresariales. Esta parte es fundamental, para optimizar el uso de la herramienta y sacarle el máximo partido. Por eso, hay que elegir correctamente la herramienta más compatible con la actividad profesional que realices. En el sector del comercio electrónico, el CRM y la función de inventario tienen una importancia clave.
• Aprovechamiento de la automatización para reducir los errores manuales. El uso de una herramienta como un ERP es ideal porque se evitan tareas repetitivas en las que es más probable cometer errores. Gracias a los sistemas ERP, no tendrás esos problemas.

Estas estrategias, siguiendo un patrón coherente, facilitarán un aprovechamiento integral de esta tecnología.

Aprovechamiento de los datos para tomar decisiones más inteligentes

El aprovechamiento de los datos para tomar decisiones más inteligentes en el eCommerce es fundamental. Aquí, el uso e interpretación de la información es fundamental, y lo es de varias maneras:

• Paneles de datos centralizados e informes en tiempo real: la información sobre ventas, inventario o tesorería en tiempo real permite tomar decisiones de gestión más inteligentes. Y tener todos esos datos a la vista simultáneamente proporciona una imagen completa de la situación.
• Análisis predictivo para la planificación del inventario y la demanda: las herramientas de análisis predictivo, tomando datos del pasado de inventario y de ventas, facilitan una gestión optimizada de los inventarios. Así, no se gastará más de lo estrictamente necesario.
• Integración del ERP con CRM y herramientas de marketing para obtener información: los ERP modulares, por ejemplo, permiten que las funciones se integren en tiempo real con el CRM y con herramientas de marketing externas. De esta forma, no solo se obtiene información, sino que es más fácil implementar estrategias, basándonos en datos. Un ejemplo sería el ticket medio o el historial de un cliente, que permite realizarle una oferta o descuento personalizado en función de sus preferencias.

Hoy en día, el análisis de datos es fundamental para tomar decisiones certeras, sobre todo en el eCommerce. Y una gestión correcta de todo esta caudal de información abre nuevas posibilidades de mercado.

Mejores prácticas para la adopción e integración de ERP

La adopción e integración de un sistema ERP requiere de un tiempo y es habitual que se planteen algunas prácticas para mejorarla.

En primer lugar, hay que plantear la implementación por fases vs. Despliegue completo. No hay una pauta universal, pero, por lo general, la implementación por fases es más adecuada para empresas con más trabajadores o complejidad, mientras que el despliegue completo es más fácil en las PYMES. Sea como fuere, tiene que haber un plan de implementación con un timing reconocible.

El segundo punto esencial es la capacitación de equipos para una adopción fluida. A nadie se le escapa que, en algunos casos, es necesaria una formación específica para el uso del nuevo ERP. Para eso, se debe establecer un plan de formación, que puede ser paralelo a la adopción de la nueva plataforma.

El monitoreo de los distintos KPI para medir el impacto del ERP es otro de los aspectos clave. Hay que comprobar que el proceso de adopción está siendo exitoso y, para ello, los indicadores proporcionan una información muy valiosa. La idea es ver que el progreso va de acorde con lo planificado y lo previsto. Por ejemplo, en ventas o conversiones, en comparación con el estado anterior.

El mantenimiento de las actualizaciones del sistema y la mejora continua son dos aspectos más necesarios para mantener unas métricas de excelencia y evitar desfases. En primer lugar, porque esto evita fallos de seguridad que comprometan el uso del ERP. El segundo motivo es que existen nuevas técnicas o procedimientos que puedes aplicar.

Conclusión

El software ERP, por muchos motivos, facilita que el comercio electrónico sea más eficiente. Disponer de información en tiempo real, de interés y segmentada, permite que sea más fácil vender. Y, lo que es más, permite anticipar patrones y actuar de forma más eficiente. Por eso, implementar estas soluciones en aquellas empresas que se dediquen a este sector es imprescindible, así como conocer su gestión diaria.