Para cualquier empresa, es fundamental disponer de una adecuada base de datos de contactos o de potenciales clientes. Los canales más habituales: boletines de suscripción a nuestra web, visitas comerciales o recopilación de consultas a través de un formulario de contacto, son modos de generar bases de datos de unos cientos de direcciones de correo con relativa facilidad.
Empezar a gestionar de forma adecuada esa base de datos para poder realizar envíos periódicos, es una fase crítica en cualquier organización. Nuestro interés es que además de que nuestros contactos reciban información que consideremos de su interés, también estos puedan convertirse en clientes.
Antes de proceder a tareas de segmentación, preparación del mensaje que van a recibir, etc, hay unas consideraciones imprescindibles que cualquier empresa tiene que tener en cuenta a la hora de gestionar bases de datos de contactos para email marketing. Veamos algunas de ellas:
- ¿Podemos asegurar que nuestra base de datos es 100% legal?
Si no podemos garantizar que nuestra base de datos ha sido creada con la garantía del cumplimiento de lo previsto en la Ley de Protección de Datos (LO 15/1999 de 13 de diciembre), en lo relativo al consentimiento y a la información que los usuarios reciben para formar parte de esta, nuestra base de datos no tendría valor ninguno y por tanto no se podría utilizarse. Hay que recordar aquí la obligación de informar al usuario antes de recoger sus datos de aspecto básicos como: quién es el responsable, del uso que se va a dar de sus datos, donde pueden ejercer sus derechos, etc. Ni que decir tiene que comprar bases de datos
de las que no se tiene garantías de su origen es un malísima idea. - Es conveniente revisar todos los correos electrónicos de nuestro listado.
Una sola dirección de correo electrónica dudosa, puede darnos muchos quebraderos de cabeza si no podemos asegurar que tenemos su autorización para ser usado. En el caso que enviemos comunicaciones a este correo, podríamos estar incurriendo en dos tipos de infracciones: una relativa al artículo 6 de la LOPD, al no haber obtenido consentimiento del usuario para usar esa dirección electrónica y otra relacionada con el artículo 21 de la LSSICE al recibir comunicaciones comerciales sin permiso. Aunque no se puede descartar que concurran ambas infracciones. - Se debe incluir en todas la comunicaciones la obligatoria identificación completa de la persona física o jurídica que realiza esta comunicación.
- Si el envío es una comunicación comercial, ésta debe quedar muy clara a la recepción del mismo. Hay que indicarlo directamente, sin esconder nuestra publicidad entre gráficos y textos explicativos.
- Hay que recordar que Internet no es una de las fuentes accesibles al público que la norma prevé, por tanto, hemos de olvidarnos de recopilar directamente direcciones de las páginas web que podamos ir visitando en función de nuestros intereses.
- El envío de comunicaciones vía email sin ocultar las direcciones de todos los destinatarios, puede suponer una infracción de cesión indebida de datos, lo que se puede traducir en una fuerte sanción. Casi todos (por no decir todos) los sistemas de envío de correos masivos cuentan por defecto con esta utilidad, pero no está de más asegurarse.
- La revocación del consentimiento para el tratamiento de sus datos, podrá ser realizada por el usuario en cualquier momento. Esta será siempre un procedimiento sencillo y será siempre gratuito. Cualquier coste para el usuario, como por ejemplo el envío de una carta certificada no será lícito.
Visto lo anterior, se puede suponer que el éxito de una campaña de email marketing, tiene como semilla la legalidad de nuestra base de datos de contactos. El inicio de campañas, sin un adecuado análisis de los datos que vamos a gestionar,
puede suponer un error que podemos pagar muy caro, y no solo en lo económico, sino en la perdida de confianza que puede suponer para nuestros contactos que sus datos se gestionen de forma indebida.
José Manuel Sanz
Consultor LOPD
http://www.josemanuelsanz.es
